SmartNotes für Finanzberichterstellung
Der Aufwand ohne Einsatz einer professionellen Softwarelösung für die Geschäftsberichterstellung ist fast schon genauso groß wie jener, Konzernabschlüsse zu erstellen. Die Softwarelösung „SmartNotes“ minimiert diesen Aufwand, vorallem bleben sämtliche Daten „inhouse“ . Vom ersten Datenimport über das Einpflegen der Korrekturen bis zum finalen Erstellen der Berichte nimmt die Software alle aufwändigen und komplizierten Arbeitsschritte ab.
SmartNotes wurde bis 2010 von PWC-Deutschland für die Erstellung von Finanz-und Geschäftsberichten programmiert. Ab 2011 übernahm AMANA-consulting den weiteren Ausbau der Softwarelösung. Das flexible und benutzerfreundliche Redaktionssystem mit eigener Datenhaltung wird für die Erstellung aller externen und internen Berichte, vom Konzerngeschäftsbericht bis zur Vorstands- und Aufsichtsratspräsentation, eingesetzt.
Ab 2015 wird SmartNotes für hohe Anforderungen an Layout und Grafik mit den add-on’s von FIRE.sys* ergänzt.
Die heutigen Herausforderungen in der Berichterstattung sind
- Große Anzahl von Datenquellen und Vorsystemen
- Parallele Bearbeitung von Dokumenten durch unterschiedliche Benutzer
- Manuelle Konsistenzprüfung und Ad-hoc-Korrekturen
- Manuelle Verwaltung von Office-Dokumenten
- Rollenkonzept ohne einheitliche Kontrolle und Qualitätssicherung
- Layout-Agentur / Druckerei muss manuell eingebunden werden
- XBRL-Anforderungen erfüllen (SEC filing, Solvency II, E-Bilanz etc.)
SmartNotes wird diesen Anforderungen gerecht und erfüllt
- mit einer optimalen Datenlogistik
- Automatisierung des Datenflusses (SAP bis zum GB in SmartNotes)
- Minimierung der manuellen Tätigkeiten
- Erstellung durch verschiedene Abteilungen/Mitarbeiter und zentrale Zusammenführung durch maschinelle Unterstützung
- mit einer effiziente Änderungsverfolgung
- Verfolgen der Korrekturbuchungen
- Änderungshistorie und Vergleiche zwischen unterschiedlichen Versionen sind möglich (auf Berichtsteil- und Gesamtberichtsebene, Text und Zahlen)
- der Beitrag zur “Qualitätssicherung”
- Konsistenz der Berichtsdaten (Vermeidung von Rundungsfehlern)
- Einhalten von Sicherheitsstandards durch Berechtigungskonzept und Archivierung
- Mehr Sicherheit über die Qualität der Angaben durch direktes Verknüpfen des Konsolidierungssystems mit den quantitativen Angaben des GB
- der Beitrag zur “Transparenz”
- Statusübersicht und –verfolgung für einzelne Berichtsteile
- Gewährleistung des Vier-Augen-Prinzips durch das integrierte Rechtekonzept
- Grundlage zur Steuerung des Erstellungsprozesses durch Statusverfolgung
Die Vorteile im Überblick
Jede einzelne Funktion und jedes Modul in SmartNotes wurde so programmiert, dass es die Abläufe optimiert und die Bearbeitung der Aufgaben so einfach wie möglich macht.
- Mehr Transparenz
Über die Verbindung zu den Vorsystemen wird die Identität der Bereichsdaten mit den
Buchhaltungsdaten sichergestellt.
- Hoher Integrationsgrad
Geschäftsberichtrelevante Informationen werden durch die Schnittstellen zu den Vorsystemen automatisch integriert, durch die Vermeidung manueller Übertragungen und Doppelerfassungen minimiert sich der Arbeitsaufwand.
- Minimale Fehlerwahrscheinlichkeit
Automatische Validierungen und Berechnungen sowie Zwischenschritt-Aggregationen
eliminieren die Fehlerwahrscheinlichkeit.
- Verkürzung der Erstellungszeit
Aufwändige und ineffiziente manuelle Such- und Kontrollarbeiten entfallen, durch
die parallele Bearbeitung der Erstellungsprozess wird die Arbeit gezielt auf” mehrere
Schultern” verteilt.
- Leichte Generierung einer druckreifen Version
Abstimmungen mit Dritten werden reduziert bzw. überflüssig – das garantiert Zeit- und Kostenvorteile.
- ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept
erlaubt feinstgranulare Einschränkungen von Funktionen und Inhalten für alle Bearbeiter.
Ein Blick ins Cockpit von SmartNotes:
